客戶背景與需求

歌莉食品是一家為批發客戶提供新鮮烘焙產品及一站式方案的食品企業，在香港、澳門及深圳均設有廠房，重視新鮮度、品質與靈活的產品及服務方案。為慶祝大埔工業邨公司正式開幕，客戶希望在有限場地與極短準備期內，完成一場兼具企業形象、傳統儀式感與現場效率的開幕活動。

真正落實項目時，距離活動只剩不足一星期。BW Event360 需要同步處理物料、流程、MC 對稿、運送、佈置、拜神儀式及餐飲，並預留物料延誤的應變方案。

客戶提出的現場要求亦十分具體：

• 倒數一週內完成全案落地：在有限時間內敲定活動物料、rundown、MC 對稿及各項執行細節，同時為定制物料運送預留排期與替代方案。

• 兩個樓層、兩種活動場景：儀式與用餐分設於 2F 及 4F，需要分別處理兩個空間的裝飾、動線與現場管理。

• 電梯無法直達 4F：重物需要人手搬運上樓；考慮到腿腳不便的賓客，2F VIP Room 亦要另設就餐區及安排現場管理人員。

• 公共用餐區需要共享：4F 屬大廈公共使用範圍，即使客戶已申請借用，仍須保留部分空間供大廈其他公司同事使用，現場需要做好分流及引導。

• 出貨區紅地氈必須即鋪即拆：儀式區平日是出貨區，電積車每日頻繁進出，只能在活動開始前鋪設大地毯，活動結束及賓客留影後立即拆除。

對 BW Event360 而言，這不是單純把場地佈置好便完成，而是要把每項限制提前拆解，再轉化成現場可執行的安排。

把每個要求變成可落地安排

了解歌莉食品的需求、場地限制、工廠運作及賓客構成後，BW Event360 將項目拆成四個核心部分：倒數排程、跨樓層整合、傳統儀式及彈性供餐。

團隊以活動日為倒數基準，把物料、rundown、MC 對稿、餐飲及人員安排逐項列出，確認責任人、到場時間及備援方案；再按樓層規劃搬運路線、接待方式及現場管理配置，讓不同工作平行推進。

客戶提出的特殊要求，則直接轉化為服務模組：拜神儀式由團隊統一準備及執行，工廠班次則配合分時供餐。由前期溝通、流程梳理到物料、人手及現場執行，盡可能由同一團隊統籌，減少客戶自行協調的工作。

不足一星期，先鎖定關鍵事項

短工期最怕不是工作多，而是最後才發現有一項未準備好。因此，BW Event360 先鎖定不可逆的事項，再同步推進可調整項目。

團隊先確認活動流程、儀式內容、場地分區及賓客動線，再安排定制物料、運送、MC 對稿及現場分工。針對物料可能延誤的風險，預先將物料分級：必須到場的核心物料、可由現場快速替代的視覺物料，以及可彈性調整的裝飾。

即使個別定制物料延誤，儀式主視覺及現場功能仍有替代方案。

2F＋4F，重新安排賓客與工作動線

活動分布於 2F 及 4F，兩層承擔不同功能。2F 為開幕儀式及 VIP Room 支援區，4F 則是主要用餐區，因此搬運、接待及人手安排均按樓層重新配置。

最大的實際限制，是電梯無法直達 4F。重物搬運不能留到最後才處理，團隊在活動前已把搬運順序、人手及時間納入排程，盡量避免與賓客進場互相干擾。

考慮到部分賓客腿腳不便，2F VIP Room 另設就餐安排，並由現場人員提供接待及動線協助。4F 公共用餐區即使已獲借用，仍要保留部分共享空間，團隊便透過現場分流及清晰引導，兼顧客戶賓客與大廈其他使用者。

出貨區也能變成開幕儀式場地

2F 儀式區平日是歌莉食品的出貨區，電積車每日頻繁進出，因此紅地氈不能提前鋪好。BW Event360 把鋪設工作壓縮至活動開始前的最後階段，由專責人手完成地面檢查、鋪設、固定及邊位整理。

活動完成、賓客留影後，團隊立即拆除紅地氈並復原出貨區。樓下人員負責快速拆除及清理，樓上則保留必要工作人員維持用餐區及接待，以分區分工兼顧現場支援與成本效益。

拜神儀式，從準備到執行一併處理

對歌莉食品而言，拜神儀式是開幕的重要環節，但客戶行政團隊對應準備的物品、擺位及流程並不熟悉。

因此，BW Event360 將拜神儀式納入開幕活動服務，由團隊統一整理儀式所需物料、供品配置、場地佈置及流程銜接，再按現場情況執行。

客戶毋須額外尋找不同供應商，也不用自行摸索儀式細節，在有限籌備期內仍能兼顧完整度、莊重感及傳統祝福。

配合工廠班次，餐飲安排不能只有一個時段

開幕當日，並非所有工廠同事都能同時離開崗位用餐。為避免活動影響日常運作，BW Event360 按照儀式流程及工廠班次設計分時供餐安排。

團隊預先處理餐盒包裝、數量預留及交接方式，讓未能即時參與用餐的同事，可在合適時段享用新鮮餐點，讓活動與工廠日常工作並行。

分區分工，讓有限人手發揮最大效益

整個活動的執行，不是單靠增加人手，而是先把工作拆清楚。

2F 儀式區：負責儀式流程、拜神儀式、紅地氈鋪設與拆除，以及出貨區復原。
2F VIP Room：支援腿腳不便賓客的就餐安排，並提供接待及動線協助。
4F 用餐區：負責餐飲呈獻、公共區域分流、賓客引導及用餐秩序。
後勤與搬運：按物料優先級及樓層需求安排搬運順序，避免與賓客進場時間重疊。

透過預先拆分樓層工作、活動前後人手調度及分時供餐流程，團隊在控制現場支援成本的同時，保留活動所需的服務覆蓋。

客戶要求再細，現場都要有答案

歌莉食品大埔工業邨開幕最終順利完成。從不足一星期的倒數籌備，到跨樓層佈置、拜神儀式、賓客分流、紅地氈即時鋪拆及分時供餐，BW Event360 將原本零散而複雜的要求，逐項轉化成清晰的執行安排。

面對短工期、空間限制、搬運不便、公共區域共享、傳統儀式及工廠日常運作等多重條件，團隊以提前排程、預留備援及現場調度逐項處理，讓活動不只是完成，而是按照企業原本的需要落地。

對企業而言，開幕典禮未必有標準答案。重要的是，當企業提出一個具體要求，現場能否有人把它變成可以執行的方案。

為你的開幕典禮，做好每一個細節

從公司開幕、工廠啟用，到新辦公室、品牌據點正式開業，BW Event360 可按企業的場地、賓客、流程及預算，統籌活動策劃、流程設計、場地佈置、儀式安排、餐飲及現場執行。

你提出需求，我們逐項拆解、逐項落地。

有開幕／開業典禮計劃，歡迎聯絡 BW Event360，由經驗團隊為你提前安排每一個細節。