客戶背景與需求

UPMOR（艾譜慕爾）作為日本知名的角色周邊與生活雜貨品牌官方代理商，成立香港辦公室作為拓展海外業務的核心據點。為慶祝香港辦公室正式啟用，主辦方特別舉辦了一場精緻而高效的開幕盛典，邀請香港在地以及來自廣州、台灣等地的核心商業合作夥伴共襄盛舉。

在前期溝通中，主辦方向 BW Event360 提出了多項極具挑戰性的關鍵需求：

· 工期與流程時間緊湊： 由於辦公室裝修工程與開幕日程緊密銜接，主辦方希望在開幕儀式順利落幕後，辦公空間能隨即無縫投入日常營運。同時，日本總部高層及貴賓需要嚴格掌控活動時長，確保整體流程精準順暢、絕不超時。

· 全方位一站式本地支援： 現場籌備人手極精簡，且涉及跨國與多語言溝通，亟需一家能夠提供全包式流程服務的本地專業團隊，協助規劃兼具國際商務質感與香港在地傳統特色的開幕儀式，向各地合作夥伴展現誠意。

· 高標準的客製化商務招待： 主辦方對餐飲品質與呈獻細節有著極高要求，不僅指名使用高品質的陶瓷餐具、金屬餐具及專用玻璃高腳杯，亦提出了特定的膳食偏好與食材忌口，期待呈現高規格的招待體驗。

BW Event360 的一站式策劃思路

充分掌握客戶的企業背景、嚴謹的時間表及現場人手現狀後，BW Event360 團隊提出「在地商務儀式＋客製化精緻餐飲＋高彈性現場執行」的一站式整合方案。團隊將跨國溝通、場地調度、流程控管及餐飲細節全數接管，讓主辦方能專注於接待貴賓與商務交流，實現真正省心的現場落地。

在策劃與執行階段，團隊著重拆解並解決以下核心問題：

· 流程時間軸預先對齊： 預先制定精確的活動時間表，事前與客戶完全確認各環節節奏，建立清晰的流程控管機制，確保致辭、儀式與交流環節順暢推進，讓主辦方能毫無後顧之憂地掌握整體行程。

· 突發應變與階段式進場： 針對現場辦公傢俬安裝進度交叉重疊的狀況，靈活採取階段式施工策略，確保裝修工程與視覺佈置兩不誤。

· 中西合璧的在地文化融入： 巧妙結合西式剪綵與香港傳統的切乳豬儀式，融入商業文化中「開張大吉、事業興旺」的傳統寓意，為盛典增添豐富的儀式感。

靈活應變的現場佈置與無縫空間還原

原計劃於活動前一天完成全場佈置，但 BW Event360 團隊抵達現場後，發現辦公傢俬安裝工程仍在緊張進行中。

面對突發狀況，團隊迅速調整為「階段式進場」方案：

1. 當天先在不影響施工的空餘區域完成品牌主題視覺牆、氣球立柱及迎賓告示牌的預組裝；

2. 次日早晨提前到場，進行最終位置調校、絲帶與氣球點綴，順利將新裝修的辦公空間轉化為富含慶典氛圍的盛典現場。

活動結束後，團隊即時進行快速復原與清理，還原乾淨整潔的辦公環境，讓主辦方在港辦事點當日即可順利投入營運。

中西合璧的慶典儀式與現場控場

為打造兼具國際質感與在地特色的開幕氛圍，BW Event360 設計了環環相扣的儀式流程：

· 剪綵與禮炮齊鳴： 主禮嘉賓致辭後一同剪綵，現場同步施放禮炮，將氣氛推向首個高潮。

· 在地切乳豬與祝酒交流： 引入香港地道的「切乳豬」開幕傳統，傳遞「鴻運當頭」的吉祥祝願，隨後由嘉賓共同舉杯祝酒，開啟輕鬆的商務談話。

· 專屬項目經理靈活主持與圓場： 考量儀式精簡無須外聘主持人，由 BW Event360 的專責項目經理（PM）進行流程引導與祝詞。面對活動當天降雨、室內光線受影響的情況，PM 巧妙融入傳統文化中「水為財」的寓意即興圓場，增添現場溫馨氣氛；同時配備小型音響設備播放輕柔背景音樂，確保整體氛圍熱絡自然。

自有外燴品牌 Food Channel 客製化菜單與精美器皿

依託 BW Event360 自有外燴團隊 Food Channel 的生產優勢，團隊針對客戶特定的膳食偏好與食材忌口，直接規劃出符合人數規模與商務規格的精緻餐單，省去客戶逐一挑選的繁瑣過程：

· 高品質器皿呈獻： 全程選用精緻陶瓷碟、不銹鋼餐具及專用玻璃高腳杯，用於盛裝紅白酒與軟飲，展現高級商務宴請的精細質感。

· 精緻一口小食（Finger Food）： 以適合站立享用的小食為主，讓賓客在自在品嚐美食的同時，能順暢進行商務互動。

現場統籌與進度控管

在執行層面，BW Event360 以標準化流程統籌整個活動：

· 前期預先輸出嚴謹的活動時間軸，清晰標示致辭、剪綵、祝酒與交流等各節點。

· 活動當天由現場專責項目經理精準把控環節進度，引導儀式順暢進行，確保高層與貴賓在完成開幕儀式與充分交流後，能按既定行程順暢離場，使開幕活動與後續行程完美銜接。

客戶回饋與成效

整場 Grand Opening 在精準的節奏下圓滿落幕，主辦方與現場賓客對整體安排給予了高度評價：

· 文化融合與餐飲品質獲讚： 主辦方及與會賓客對「切乳豬」這項地道的開幕儀式表現出濃厚興趣，盛讚其呈現出豐富的在地文化特色；同時對乳豬的風味及 Food Channel 提供的高品質外燴餐點表示非常滿意。

· 極致省心的一站式體驗： 主辦方特別感謝 BW Event360 提供的高效整合服務，從前期的流程協調、現場突發應變（靈活調整施工進度與雨天圓場），到精緻餐飲與事後快速還原，完美解決了籌備人手有限及跨國協調的不安。

這個案例展現了 BW Event360 在跨國企業進駐香港、辦公室開幕策劃、在地文化融合與高品質外燴整合方面的硬實力：從概念規劃、儀式設計、外燴餐飲到現場靈活控場，為企業打造安心、高效且富含儀式感的裏程碑體驗。