客戶背景與 NGO 需求

香港愛滋病基金會（AIDS Concern）是本地非牟利機構，長期推廣愛滋病預防教育及支持相關社群，活動形式以公眾教育、展覽及社區參與為主。
今次畫展結合專題講座，主辦希望在欣賞作品及聆聽分享之間，為參加者預留一個可以停留、交流及消化資訊的空間，因此需要一套精緻但不喧賓奪主的下午講座茶點及畫展茶歇方案。

在與 BW Event360 的初步溝通中，客戶提出三項關鍵期待：

· 茶點需適合站立享用，外觀精緻，能營造儀式感但不搶去畫作與議題焦點。

· 茶歇動線要安靜、順暢，避免影響講座流程及導賞節奏。

· 在 NGO 預算條件下，盡量提升整體體驗，同時減輕機構人手壓力。

BW Event360 的一站式策劃思路

了解基金會以「內容為主」與「資源有限但重視體驗」的定位後，BW Event360 團隊從三個方向入手：茶點設計、動線與檯面呈現、配送及現場支援。
我們希望讓主辦可以專注在議題與來賓互動上，而將茶點選品、出品節奏、檯面維持等細節交給我們處理，達成真正省心的一站式支援。

策劃過程中，我們協助客戶逐步釐清：

· 高峰人流及預期停留時間，作為茶點數量及補給策略的基礎。

· 畫展與講座的節奏分配，決定茶歇區的位置及動線安排。

· NGO 預算上限與優先項目，以便在有限資源內集中投放在最影響體驗的環節。

講座茶點與畫展站立茶歇設計

根據畫展與交流時段預計人數，BW Event360 建議並落實約 400 件茶點的配置，在高峰時段保持充足選擇，同時控制浪費風險。
手工小點以精緻外觀及口味層次為主，適合拍照與分享，既為畫展與講座增添儀式感，又不會搶去展品和議題本身的焦點，符合「以內容為主」的 NGO 活動定位。

在品項設計上，我們著重三項原則：

· 一口大小為主，方便站立享用，避免碎屑或醬汁影響場地清潔。

· 口味突出但不過於濃重，讓茶點成為陪伴交流的背景，而非主角。

· 款式有層次但不過度鋪張，兼顧拍照美感與實用性。

茶歇動線與檯面呈現：安靜但友善

考慮活動空間以交流展示為主，BW Event360 在檯面佈局上採用低調、整齊的設計，以層次分明的擺盤方式，讓來賓可以在不打斷講座或導賞流程的情況下，於茶歇區隨手取用小點。
部分茶點放置在較靠近出入口及交流區，減少人流集中於單一位置，令整體動線更順暢、安靜。

我們亦在設計時刻意考慮參加者行為模式：

· 在講座中場休息時，來賓可以自然走向茶點區，短暫停留及交流。

· 在畫展導賞空檔，參加者可以邊輕鬆享用茶點，邊與工作人員或其他來賓談話。

整體氛圍保持簡潔安靜，讓講座與畫作仍然是 NGO 活動的核心，而茶點區則成為支持交流與停留的友善背景。

配送與現場統籌：減輕 NGO 人手壓力

本次服務由 BW Event360 一站式提供送貨上門及現場 set up，我們預先與基金會確認場地開放時間及佈置檔期，安排茶點於活動開始前送達，並預留足夠時間完成擺盤及微調動線。
團隊按不同來賓需求將茶點分區陳列，清晰標示素食及主要食材，讓參與者可以快速辨識合適選項，同時減少現場查問時間。

考慮到 NGO 活動人手有限，我們特別為今次畫展及講座安排一位現場統籌員，從前期 set up 到茶點供應高峰時段全程在場：

· 實時留意檯面情況，主動補給及整理，維持整潔度與選擇充足。

· 在不打擾活動的前提下，協助主辦處理臨時需要，例如微調動線或協助指引來賓。

對基金會而言，這意味著活動團隊可以更專注在內容、講者及來賓關係上，而非被茶點補給與檯面維持「拉走心力」。

NGO 友善預算方案與成效

鑒於香港愛滋病基金會為非牟利機構，BW Event360 在方案設計階段主動提供 NGO 友善折扣，並透過精簡但有層次的菜單配置，在不影響食物品質及出品效果的前提下，確保整體預算可控。
同時以免費送貨上門及現場 set up 支援，減少基金會在外判人手及物流上的額外支出，讓有限資源可以更多投放在推廣與受眾服務之上。

活動當日，茶點區成為來賓自然停留與互動的空間，參加者可以在畫展與專題講座之間輕鬆享用小點及與基金會工作人員交流，流程流暢而不喧賓奪主。
主辦單位對茶點味道與外觀表示滿意，並肯定現場統籌員在補給節奏及檯面維持上的主動協助，認為整體安排有效減輕團隊壓力，亦為 NGO 活動營造了更友善、易於停留的體驗，成功在教育深度與參與舒適度之間取得平衡。